Landkreis Steinfurt führt UC-Software von C4B ein: Bessere Kommunikation für alle Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter im Landkreis Steinfurt können sich dank Unified Communications jetzt schnell und unkompliziert auszutauschen. Dank Funktionen wie Telefonkon-ferenzen und Screensharing sind auch Mitarbeiter im Home Office eingebunden.

Gute Kommunikation im Home Office

Die UC-Software von C4B bündelt alle Kommunikationskanäle unter einer Oberfläche
(Foto: C4B)

„Bei der Einrichtung des Präsenzmanagements haben wir uns eng mit dem Personalrat abgestimmt. Schließlich müssen wir sicherstellen, dass sensible Termine wie Mitarbeitergespräche oder ein Vormundschaftsgespräch im Jugendamt nicht für alle Kollegen sichtbar sind“, erläutert Steinigeweg. Die Lösung ist ein zweistufiges Präsenzsystem: So kann zwar jeder Mitarbeiter sehen, welche Kollegen anwesend sind. Die detaillierten Informationen zur Art und Dauer von Terminen sowie der aktuelle Telefoniestatus werden hingegen nur innerhalb einer Abteilung angezeigt. Dank des direkten Abgleichs mit dem Outlook-Kalender wird die Präsenz dabei automatisch gesetzt. Ebenso automatisch lassen sich bei Abwesenheit Umleitungen auf einen Kollegen oder die Voicemail setzen.

Dank des Präsenzmanagements konnte nicht nur die Quote der verpassten Anrufe deutlich gesenkt werden. Die Funktion ist auch für Mitarbeiter im Home Office hilfreich. Derzeit arbeiten rund 75 Angestellte regelmäßig von zu Hause aus – Tendenz steigend. Über einen virtuellen Desktop können die Kollegen auch im Home Office auf alle Anwendungen zugreifen.

Mit Hilfe von XPhone Connect sind sie zudem nahtlos in die Kommunikation eingebunden: Über die Funktion „AnyDevice“ lässt sich jedes beliebige Telefon mit dem Connect-Client steuern. So können die Verwaltungsmitarbeiter auch mit dem heimischen Festnetztelefon Konferenzen einrichten oder Anrufe weiterleiten. Die Telefonate werden dabei über den Firmenanschluss aufgebaut und gehalten. So entstehen für die Mitarbeiter keine Telefonkosten. Gleichzeitig wird sowohl der Telefoniestatus übertragen als auch das Anrufjournal weitergeführt. „Entscheidend ist für uns darüber hinaus die One-Number-Funktion“, betont Administrator Nagelsmann. Über diese Funktion wird sichergestellt, dass bei ausgehenden Telefonaten ausschließlich die Büronummer angezeigt wird. „Schließlich sollen die privaten Nummern unserer Mitarbeiter nicht beim Bürger angezeigt werden.“

Je mehr Mitarbeiter im Home Office arbeiten, desto wichtiger werden auch Telefonkonferenzen. Die XPhone-Connect-Software bringt dafür einen eigenen Konferenz-Server mit. Über ein Outlook-Addin können die Anwender neue Konferenzen in ihrem Kalender anlegen und diese genau wie einen Termin verwalten. Zum Startpunkt der Konferenz erscheint bei den Teilnehmern automatisch ein Popup, über das sie sich mit einem Klick einwählen können. Die Konferenz kann dabei jederzeit um einen Gruppen-Chat erweitert werden, zum Beispiel um einen Dokumenten-Link oder eine Web-Adresse zu verschicken. Die Chats werden dabei am Server gespeichert, so dass auch im Nachgang auf alle Informationen zugegriffen werden kann.