Bessere Einbindung mobiler Mitarbeiter: Nahtlose Zusammenarbeit im digitalen Büro

UCC-Lösungen sorgen dafür, dass die Mitglieder virtueller Teams effizient kommunizieren können. Doch nur wenn die Mitarbeiter entsprechend geschult werden und die Vorteile der Tools erkennen, kann UCC sein Potenzial wirklich entfalten.

(Foto: Photographee.eu - AdobeStock)

Mit dem Siegeszug von digitalen Arbeitsmodellen bleibt im klassischen Büroalltag wenig beim Alten. Immer weniger Angestellte verbringen ihren Arbeitstag an einem festen Schreibtisch, der mit Desktop-PC und Telefon ausgestattet ist. Immer mehr arbeiten dagegen im Home Office oder unterwegs – zeit- und ortsunabhängig, mit einem Device ihrer Wahl. Virtuelle Teams, die sich über verschiedene Standorte und Länder hinweg abstimmen müssen, werden zur Normalität. Damit darunter nicht die Produktivität leidet, braucht es Tools für eine effektive Zusammenarbeit.

In der Praxis gibt es zwar vielfältige Möglichkeiten um sich abzustimmen und gemeinsam zu arbeiten wie Telefon, E-Mail und Instant Messaging. Ein Sammelsurium aus verschiedenen Tools macht die Zusammenarbeit allerdings in den seltensten Fällen einfacher – eher im Gegenteil. Stehen die einzelnen Kommunikationskanäle isoliert nebeneinander, verbessert sich die Erreichbarkeit kaum. Erst wenn die verschiedenen Insellösungen zu einer einheitlichen Kommunikationsplattform zusammengefasst werden, entstehen wirkliche Mehrwerte und die Produktivität der Mitarbeiter steigt.

An dieser Stelle setzt das Konzept von Unified Communications und Collaboration (UCC) an: Es bündelt alle Kommunikationsdienste und Collaboration-Werkzeuge, die in einem Unternehmen ohnehin vorhanden sind. Über eine Oberfläche können Mitarbeiter dann auf bewährte Funktionen wie Telefonie, E-Mail, Fax, Instant Messaging, Social Collaboration und Video-Kommunikation zugreifen. Gelingt eine wirklich nahtlose Integration, lassen sich etwa Telefongespräche mit einem Klick zu einer Videokonferenz erweitern, virtuelle Teams können mittels Webconferencing Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Durch eine Präsenzmanagement-Funktion sehen Mitarbeiter jederzeit ob und über welche Kanäle eine Person verfügbar ist. Dadurch verbessert sich die Erreichbarkeit, die Zusammenarbeit verteilter Teams klappt reibungsloser.

Übersicht