Kyocera Document Solutions Deutschland- Geschäftsführer Dietmar Nick im Interview: "Einsparungen bis zu 30 Prozent durch MPS"

Die Digitalisierung hat längst auch in den Bereich Dokumente Einzug gehalten. Doch gerade kleine und mittelständische Unternehmen hinken hier noch hinterher. Dietmar Nick, Geschäftsführer Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH, erläutert, warum es bei MPS längst nicht mehr ausschließlich um das Verwalten von Papier und Toner geht.

(Foto: Kyocera)

ISH: Was sind Ihrer Einschätzung nach die Gründe, die für die Einführung von Managed Print Services in Unternehmen sprechen?

Dietmar Nick: Management Print Services und Dokumentenmanagement gehören für uns zusammen, denn es geht primär immer darum, Arbeitsabläufe ganzheitlich zu optimieren. Und in diesem Bereich gibt es noch eine Menge zu tun: Rund die Hälfte der Mitarbeiter in deutschen Büros sind mit ihren Dokumentenprozessen unzufrieden. Dies geht aus einer Befragung unter 1.000 Büroangestellten hervor, die das Statistikportal statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions Deutschland durchgeführt hat. Dies liegt daran, dass in vielen Unternehmen Dokumente noch auf Papier oder in elektronischer Form in einer Ordnerstruktur auf dem Server abgelegt sind. Es besteht also Handlungsbedarf, denn ineffektives Management von Dokumenten kostet nicht nur Mitarbeitsmotivation, sondern verschlingt auch Ressourcen.

ISH: Wie wirkt sich eine MPS-Einführung Ihrer Erfahrung nach in Unternehmen aus?

Dietmar Nick: Eine zuverlässige, effiziente und sichere MPS-Einführung erhöht nicht nur die Mitarbeiterproduktivität, sondern trägt unmittelbar zum Unternehmenserfolg bei. Viele unserer Kunden bestätigen, dass sie durch die Implementierung unserer Dokumentenlösungen Einsparungen von mehr als 30 Prozent realisieren konnten. Ein gutes Beispiel ist hier der Rechnungseingangsprozess, weil jedes Unternehmen einen solchen Workflow hat und hier in der Regel mehrere Personen mit einem Dokument beschäftigt sind: So kommt eine Rechnung – ob digital oder analog – ins Unternehmen, wandert vom Empfang in die Buchhaltung, wo diese geprüft und erfasst wird. Die Buchhaltung schickt die Rechnung dann zur sachlichen Prüfung in die Fachabteilung, die diese dann freigibt. Das Dokument kommt also zurück in die Buchhaltung, wo im Idealfall die Buchung vorgenommen wird. Von hier wandert die Rechnung dann ins Archiv und wird bei der Steuerprüfung erneut hervorgeholt. Digitale Dokumentenlösungen helfen hier, Abläufe zu beschleunigen, ein intelligentes Rechtemanagement zu vergeben und eine revisionssichere Aufbewahrung zu gewährleisten.

ISH: Welche Rolle spielt die Wahl des richtigen Systemhauspartners in Bezug auf MPS? Auf welche Eigenschaften sollten Unternehmen hierbei achten?

Dietmar Nick: Eine Unterscheidung nach Input-und Output wird es langfristig nicht mehr geben. Es geht um das ganzheitliche Management von Dokumenten und deren Inhalte. Systemhäuser, die ausschließlich auf die Karte »Output« setzen, haben meiner Ansicht nach keine Zukunft. Denn für Unternehmen ist der Prozess des Informations- und damit des Dokumentenflusses immer entscheidender, damit sie sich dauerhaft im Markt behaupten können. Systemhäuser müssen wissen, dass IT-Themen eine Vorreiterrolle für den Unternehmenserfolg spielen und diesen Anforderungen gerecht werden können.

ISH: Wie wird sich der Markt ihrer Ansicht nach künftig weiterentwickeln? Verändert die Entwicklung die Art und Weise, wie wir künftig arbeiten?

Dietmar Nick: Es ist Fakt, dass der Drucker-Markt nicht wächst. Das Druckvolumen wird sich weiter reduzieren, denn die digitale Transformation ist nicht aufzuhalten. Die Anzahl der Dokumente wird aufgrund von zunehmender Informationsflut deutlich zunehmen, dabei werden sich aber die Dokumenten-Typen und das Handling verändern. In Zukunft reden wir von intelligenten Dokumenten mit »aktivem« Inhalt – also Content, der sich weiterverarbeiten lässt. Passive Dokumente, also bedruckte Seiten, werden rückläufig sein.