Sicherung aller Mails in Echtzeit: E-Mail-Archivierung für höchste Compliance-Ansprüche

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für die Sicherung seiner Office 365 Umgebung ist das Bildungsunternehmen Cognos auf den »Message Archiver« von Barracuda gestoßen. Die E-Mail-Archivierungslösung sorgt nun dafür, dass jeder Mitarbeiter selbst auf das Backup seiner eigenen Mails zugreifen kann.

Sitz von Cognos im Kölner Mediapark
(Foto: Cognos)

Cognos ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Seit seiner Gründung 1989 sorgt das Unternehmen mit Fachschulen, Hochschulen, Akademien, Bildungs- und Trainingsinstituten für eine praxisnahe Qualifizierung von Arbeitnehmern in den Bereichen Gesundheit, Wirtschaft und Management. Jedes Jahr nutzen etwa 16.000 Schüler und Studenten sowie rund 12.000 Seminar- und Kongressteilnehmer die Angebote in den Einrichtungen von Cognos an 90 Standorten in Deutschland, Luxemburg, Tschechien sowie in der Slowakei und in den USA. 2.800 freiberufliche Dozenten sowie 1.500 fest angestellte Mitarbeiter sorgen für die Umsetzung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. Anliegen von Cognos ist es, einen messbaren Beitrag zum beruflichen Erfolg der Teilnehmer zu leisten und sie auf aktuelle und künftige Anforderungen des Arbeitsmarkts vorzubereiten. Dabei ist es für den Bildungsanbieter entscheidend, auf Basis einer zeitgemäßen Unternehmens-IT zu arbeiten: In der IT-Infrastruktur mit Microsoft-Serverumgebung kommt systemweit Office 365 zum Einsatz. Der E-Mail-Verkehr von etwa 800 personenbezogenen Konten der verschiedenen Unternehmensbereiche wird dabei nicht über einen physikalischen Server, sondern komplett über Office 365 mit fünf verschiedenen, getrennt voneinander operierenden sogenannten Tenants abgewickelt.

Um auch für Notfälle eine schnelle Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs gewährleisten zu können, brauchte Cognos eine leistungsfähige E-Mail-Archivierungslösung. „Eine zuverlässige E-Mail- Archivierung ist für unseren Betrieb unabdingbar“, sagt Leo Putrawan, IT-Administrator am Verwaltungsstandort in Köln. „Darüber hinaus legten wir Wert darauf, dass sich die entsprechende Lösung unkompliziert an Office 365 anbinden lässt und gegenwärtigen wie auch künftigen Datenschutzansprüchen standhält“, so Putrawan weiter. Wichtig war Cognos zudem, die vollständige Kontrolle über die übermittelten Daten zu behalten. Vor allem die letztgenannte Anforderung gestaltete die Suche nach einem geeigneten Produkt zunächst schwierig. Auf Empfehlung des IT-und Security-Dienstleisters Helmich wurden Putrawan und seine Kollegen schließlich auf den Barracuda Message Archiver aufmerksam.

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